Elektronik Dosya Dolabı Nedir?

Bir elektronik dosya dolabı, belgelerin ve bir bilgisayarın sabit diski gibi bir elektronik ortamdaki diğer bilgilerin saklandığı bir sisteme metaforik bir referans olabilir veya elektronik kayıt oluşturma ve sürdürmeye yardımcı olan gerçek bir yazılım parçasına başvurabilir. Çoğu zaman, bir elektronik dosya dolabı, belgelerin bulunması veya fiziksel kayıtlar için ihtiyaç duyulan alanı en aza indirgemek için fiziksel belgelerin dijital olarak depolanması işkur doğum parasıyolu olarak anılır. Bir elektronik dosyalama sistemi kullanmak, birden fazla kullanıcının bir fiziksel dosya dolabının önünde kalabalıklaşmadan eş zamanlı olarak bilgiye erişmesine izin verebilir ve aynı zamanda ağ bağlantıları aracılığıyla içerdiği bilgileri uzaktan sağlayabilir.

Bir elektronik dosya dolabının gerçekte ne olduğuyla ilgili tek bir tanım yoktur; bunun yerine, terim, genel olarak bir fiziksel dosya dolabına yaklaşacak şekilde elektronik depolamanın kullanılmasını ifade eder. Çok temel bir düzeyde, bazı belgeleri veya başka dosyaları içeren bir bilgisayar sabit sürücüsündeki tek bir dizin, dosyalar ayrı, endeksli ve bazen işletim sisteminin özellikleri aracılığıyla aranabildiği için teknik olarak bir elektronik dosya dolabıdır. Çok gelişmiş bir elektronik dosyalama sistemi, kullanıcıların her bir bilgi parçasını, daha sonra belirli bir şekilde bilgiyi arayabilecek veya geri çağırabilecek bir çerçeve içinde sınıflandırmasına izin veren ilişkisel bir veritabanı yönetim sistemi (RDBMS) kullanabilir.

Fiziksel bir kabinin sağlayamayacağı bir elektronik dosya dolabı kullanırken çok sayıda seçenek vardır. Tüm dosya dolabı, boyutuna bağlı olarak, dijital bir cihaza veya CD'ye (CD) kopyalanabilir, yedeklenerek, aktarılabilir veya kolayca taşınabilmelidir. Aynı zamanda, bir ağ üzerinden kullanılabilir hale getirilebilir, böylece birden fazla kullanıcı, konumu ne olursa olsun ona erişebilir. Elektronik dosyalama sistemi içindeki bilgiler ekstra güvenlik için şifre korumalı veya şifreli olabilir . Bazı durumlarda, bir elektronik sistem içindeki belgeler belirli anahtar kelimeler için kolayca aranabilir ve bazı bilgilerin fiziksel bir dolapta bulunmasından daha kolay bulunabilir.

Bilgi ve belgeler için eksiksiz bir yönetim sistemi sağlamaya çalışan bazı uygulamalar elektronik dosya dolabı yazılımı olarak adlandırılabilir. Bunlar genellikle ağ erişimi veya rapor oluşturma için veritabanı benzeri özellikler ve seçenekler içerir.işkur kredi başvurusu Bazı durumlarda, tüm belge grupları bir uygulama tarafından indekslenebilir, böylece bir grafik kullanıcı arabirimi (GUI) aracılığıyla kolayca kullanılabilir.

Bazen, elektronik dosya dolabının kullanımıyla ilgili bazı sorunlar ortaya çıkabilir. Birincisi, eğer bilgi çevrimiçi kaynaklardan alınırsa, o zaman yazarların izni olmadan belgelerin saklanmasıyla ilgili telif hakkı konusu olabilir. Diğer bir konu, özellikle güçlü gizlilik yasalarına sahip alanlarda, temel bir elektronik dosya dolabı sisteminin, daha yoğun, sektöre özgü bir elektronik kayıt sistemi türüne ihtiyaç duyabileceği, tüm güvenlik ve mahremiyet noktalarını sağlayamayacağıdır. hassas veriler için kullanılabilir.